POLITYKA PRYWATNOŚCI

SERWISU INTERNETOWEGO

www.inn.com.pl

 

Polityka prywatności służy jako pomoc w zrozumieniu, jakie dane zbieramy i w jakim celu oraz do czego je wykorzystujemy.

Te informacje są ważne, dlatego prosimy o dokładne zapoznanie się z tym dokumentem.

Postanowienia ogólne

  1. Administratorem danych osobowych zawartych w Serwisie Internetowym jest firma INN Sp. z o.o. z siedzibą w Zabrzu,41-811, ul. Lubuska 21A, nr KRS: 0000112807, NIP: 6411736622, REGON: 273141246, zwana dalej Administratorem.
  2. Administrator zbiera informacje dotyczące osób fizycznych, osób fizycznych prowadzących we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową oraz osób fizycznych reprezentujących osoby prawne lub jednostki organizacyjne niebędące osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, zwani dalej łącznie jako Użytkownicy.
  3. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem przez nich z usług firmy INN Sp. z o.o. oraz z usług innych podmiotów z firmą powiązanych, zarówno osobowo, jak i kapitałowo poprzez Serwis Internetowy. Firmy powiązane kapitałowo i osobowo, to:

- INN Serwis Sp. z o.o. z siedzibą w Zabrzu, 41-811, ul. Lubuska 21a, Nr KRS 0000504607, NIP 6482770738, REGON: 243533656;

- INN International Sp. z o.o., z siedzibą w Bielsku-Białej, 43-300, ul. Krasińskiego 22/3, Nr KRS: 0000615025, NIP: 5472160570, REGON: 364302897.

  1. Dane osobowe zbierane przez firmę za pośrednictwem Serwisu Internetowego są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane również RODO.
  2. W trosce o bezpieczeństwo powierzonych nam danych opracowaliśmy wewnętrzne procedury i zalecenia, które mają zapobiec udostępnianiu danych osobom nieupoważnionym. Kontrolujemy ich wykonywanie i stale sprawdzamy ich zgodność z odpowiednimi aktami prawnymi – ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a także aktach wykonawczych i aktach prawa wspólnotowego.
  3. W przypadku osób, które odwiedzają Serwis, ale nie są Użytkownikami, postanowienia Polityki Prywatności stosuje się zgodnie z aktualnie obowiązującą wersją dostępną w Serwisie. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację warunków.
  4. Szanujemy prawo do prywatności i dbamy o bezpieczeństwo danych. W tym celu używamy jest m.in. bezpieczny protokół szyfrowania komunikacji na etapie rejestracji, logowania, korzystanie z aplikacji (SSL).
  5. W sprawach ochrony swoich danych osobowych i realizacji swoich praw możesz skontaktować się z Administratorem Danych Osobowych, adres e-mail: daneosobowe@inn.com.pl lub pisemnie na adres naszej siedziby, wskazany w pkt I.

Kategorie danych, które przetwarzamy

Przetwarzamy dane, które podaje Użytkownik Serwisu np. w ramach formularzy, okien dostępnych w naszych usługach, sondach, ankietach czy badaniach. Są to dane ogólnodostępne, niezbędne do udostępnienia usług naszej firmy, takie jak jej podstawowe dane identyfikacyjne: adres e-mail, imię i nazwisko, płeć, miasto, nr telefonu, organizacja pracy, stanowisko służbowe.

Dane są przetwarzane na podstawie zgody wyrażonej przez Użytkownika oraz

w przypadkach, w których przepisy prawa upoważniają Administratora Danych Osobowych do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub

w celu realizacji zawartej pomiędzy stronami umowy.

Przetwarzamy też dane, który Użytkownik pozostawia w ramach poruszania się po naszych usługach, aplikacjach i treściach reklamowych. Jest to niezbędne do świadczenia przez nas usług drogą elektroniczną w szczególności z uwagi na konieczność dopasowania wszelkiego rodzaju treści do zainteresowanych Użytkowników

i umożliwienia im bezpiecznego i optymalnego korzystania z naszych usług.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niepodanie danych oznaczonych jako niezbędne do świadczenia usług na rzecz Użytkownika uniemożliwi ich świadczenie.

Przetwarzamy dane osobowe zapisane między innymi w plikach cookies instalowanych na naszej witrynie i aplikacji.

Cele i postawy przetwarzania

Firma INN sp. z o.o. jako Administrator Danych Osobowych jest podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania danych Użytkowników. Dane wykorzystujemy do celów handlowych lub usługowych w celu zawarcia umowy na podstawie zainteresowania naszą ofertą (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub w celu wykonania

i na podstawie zawartej przez Użytkowników z nami umowy (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO) Również, w celu oferowania Użytkownikom przez nas bezpośrednio produktów i usług, w tym dobierania ich pod kątem ich potrzeb (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO), czy w celu oferowania im bezpośrednio produktów i usług firm z nami współpracujących (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO), czy badania satysfakcji klientów i określania jakości naszej obsługi (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ponadto, w celach archiwalnych dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Ostatecznie to, w jakich celach przetwarzamy dane osobowe, zależy od zgody Użytkownika lub naszej wzajemnej relacji prawnej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Odbiorcy danych

Dane osobowe Użytkownika mogą być przekazane podmiotom przetwarzającym dane osobowe uczestniczącym w realizacji zlecenia, podwykonawcami – podmiotom współpracującym, którzy przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem

i wyłącznie jego na zlecenie.

Ponadto udostępniane może nastąpić innym podmiotom, uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa do uzyskania danych osobowych, np. organom ścigania w razie zgłoszenia przez organ na odpowiedniej podstawie prawnej.

Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych

Nie przekazujemy danych Użytkownika poza teren Polski/UE/Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Zapewniamy, że w przypadku zaistnienia konieczności – jedynie, jeżeli będzie to niezbędne dla świadczenia usług lub jeżeli będzie to warunkowane inną ważną postawą prawną - przekazania danych do państwa trzeciego, które nie zostało uznane decyzją Komisji Europejskiej za państwo zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych Użytkownika oraz że nie zapewnimy odpowiednich zabezpieczeń określonych w art. 46 RODO, wystąpimy do Użytkownika z wnioskiem o wyrażenie zgody na takie przekazanie, po uprzednim wskazaniu celu oraz zakresu przekazania danych.

Okres przechowywania danych

Dane Użytkownika pozyskane w celu zawarcia umowy przechowujemy przez okres negocjowania umowy oraz do końca roku kalendarzowego następującego po roku,

w którym ostatni raz się z nami kontaktowałeś w sprawie jej zawarcia.

Dane Użytkownika pozyskane w związku z zawarciem umowy przetwarzamy do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń z umowy.

Podstawowe dane kontaktowe Użytkownika przechowujemy dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług do czasu, aż Użytkownik zgłosi sprzeciw względem ich przetwarzania w tym celu, cofa zgodę, jeśli przetwarzaliśmy na podstawie tzw. zgody marketingowej, lub sami ustalimy, że się zdezaktualizowały.

Wtyczki społecznościowe

Wykorzystujemy technologie takie, jak wtyczki portali społecznościowych (Facebook) dzięki, którym dostawcy i inni użytkownicy usług społecznościowych mogą uzyskać dostęp do danych Użytkownika. Na naszych witrynach znajdują się przyciski „Lubię to”

i „Rekomenduj/Podziel” są powiązane z serwisem Facebook. W tym celu w odpowiednich sekcjach i stronach jest umieszczony kod odwołujący się do serwisu Facebook. Używając tych przycisków Użytkownik loguje się w serwisie Facebook, w którym obowiązują zasady prywatności firmy Facebook, z którymi można się zapoznać na stronie http://pl-pl.facebook.com/help/cookies

Prawa Użytkownika

  1. Użytkownikowi w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa:
  1. prawo dostępu do swoich danych oraz do otrzymania kopii
  2. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) swoich danych
  3. prawo do usunięcia danych (w określonych sytuacjach)
  4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych
  5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
  6. prawo do przenoszenia danych
  7. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych
  8. prawo do ograniczenia przetwarzania danych
  9. prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych

  1. Jeżeli dane Użytkownika są przetwarzane na podstawie jego zgody może dodatkowo skorzystać z poniższego prawa:

a) prawo do wycofania zgody w zakresie w jakim są przetwarzane na tej podstawie

Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

  1. Jeżeli dane Użytkownika są przetwarzane na podstawie zgody lub w ramach świadczonej usługi (dane są niezbędne w celu świadczenia usługi) może dodatkowo skorzystać z poniższego prawa:
  1. prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Użytkownik może przesłać te dane innemu administratorowi danych.

  1. Jeżeli dane Użytkownika są przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora, może dodatkowo skorzystać z poniższych praw:
  1. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją

Po skutecznym wniesieniu prawa do sprzeciwu dane Użytkownika nie będą przetwarzane o ile nie będzie istnieć ważna prawnie uzasadniona podstawa do przetwarzania, nadrzędna wobec Użytkownika interesów, praw i wolności lub podstawa do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

  1. W celu skorzystania z powyższych praw należy się skontaktować z Administratorem.

  1. Jednocześnie jako Administrator zapewniamy, że:

a) dane Użytkownika uzyskaliśmy ze strony internetowej jego firmy lub innego publicznego, ogólnodostępnego źródła informacji;

b) nie wykorzystujemy danych osobowych w celach innych niż przewidziane przepisami prawa;

c) nie sprzedajemy danych osobowych jakimkolwiek podmiotom;

d) przetwarzamy dane tylko w zakresie w jakim jest to niezbędne i dbamy o ich bezpieczeństwo.

Informacja o „cookies”

Pliki cookies są to pliki, które należy rozumieć jako dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które są przechowywane na urządzeniach końcowych Użytkowników, mające przeznaczenie do korzystania ze stronu www. Pliki cookies pozwalają na rozpoznanie urządzenia użytkownika oraz na poprawne wyświetlenie strony internetowej dostosowanej do indywidualnych preferencji Użytkownika. Zazwyczaj pliki cookies zawierają nazwę strony internetowej z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Cookies stosowane są w celu dostosowania zawartości strony www do preferencji Użytkownika oraz do optymalizacji korzystania ze stron. Pliki, te są również używane w celu tworzenia anonimowych statystyk – pozwalają one zrozumieć w jaki sposób Użytkownik korzysta ze strony, co umożliwia ulepszanie jej struktury i zawartości,

z wyłączeniem personalnej identyfikacji Użytkownika.

Korzystamy z Google Analytics – usługi udostępnianej przez Google, która umożliwia analizę oglądalności witryny internetowej. Google Analytics wykorzystuje cookies w celu umożliwienia witrynie przeanalizowania sposobu w jaki użytkownik z niej korzysta. Więcej szczegółów na temat wykorzystania cookies przez Google Analytics znajdziesz w polityce prywatności Google Analytics.

Z uwagi na czas życia cookies wykorzystujemy dwa rodzaje plików:

  1. Sesyjne – pliki tymczasowe, pozostają na urządzeniu Użytkownika, do czasu wylogowania się ze strony lub wyłączenia oprogramowania;
  2. Stałe – pliki pozostające na urządzeniach na czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.

Dane osobowe gromadzone przy użyciu plików cookies mogą być zbierane wyłącznie w celu wykonania określonych funkcji na rzecz Użytkownika. Dane te są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

Oprogramowanie domyślne pozwalana umieszczenie plików cookies na urządzeniu końcowym. Użytkownik może zmienić te ustawienia w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o każdorazowym przesłaniu na urządzenie Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej.

Polityka dotycząca plików cookies odnosi się do stron internetowych pod domeną www.inn.com.pl

Zmiany Polityki Prywatności

  1. Polityka Prywatności może ulec zmianie, o czym Administrator poinformuje Użytkowników poprzez zamieszenie w naszej witrynie ich nowej wersji.
  1. Pytania związane z Polityką Prywatności prosimy kierować na adres:  daneosobowe@inn.com.pl
  1. Data ostatniej modyfikacji: 26.01.2022r.

 

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH


Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” stanowi zakres wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w firmie INN Sp.  z o.o.  z siedzibą w Zabrzu, 41-811, ul. Lubuska 21A, nr KRS: 0000112807, NIP: 6411736622, REGON: 273141246 oraz w firmach ze spółką kapitałowo i osobowo powiązanych, tj: w firmie INN Serwis Sp. z o.o. z siedzibą w Zabrzu, 41-811, ul. Lubuska 21a, Nr KRS 0000504607, NIP 6482770738, REGON: 243533656 oraz w firmie INN International Sp. z o.o., z siedzibą w Bielsku-Białej, 43-300, ul. Zygmunta Krasińskiego 22/3, Nr KRS: 0000615025, NIP: 5472160570, REGON: 364302897.
Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1).
I. SKRÓTY I DEFINICJE:
Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. 
RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1). 
Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. 
Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.
Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. 
Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.
Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu. 
Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Spółki powierzyły przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).
Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się. 
Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych 
RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
Spółka oznacza spółki: INN Sp. z o.o., INN Serwis Sp. z o.o., INN International sp. z o.o.,  
II. INFORMACJE OGÓLNE
1. Polityka zawiera:
a) opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce; 
b) odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach); 
2. Odpowiedzialnym za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Zarząd Spółki, a w ramach Zarządu: 
a) Prezes Zarządu Spółki, któremu powierzono nadzór nad obszarem ochrony danych osobowych;
b) osoba wyznaczona przez Zarząd Spółki do zapewnienia zgodności z ochrona danych osobowych;
3. Za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialne są: 
a) Spółka; 
b) komórka organizacyjna odpowiedzialna za obszar bezpieczeństwa informacji; 
c) komórki organizacyjne przetwarzające dane osobowe w dużym rozmiarze;
d) pozostałe komórki organizacyjne;
e) wszyscy członkowie personelu Spółki. 
4. Do zadań Spółki należy zapewnienie zgodności postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą Polityką w zakresie, przekazywania im danych osobowych przez Spółkę.
III. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W SPÓŁCE– ZASADY OGÓLNE
1. Filary ochrony danych osobowych w Spółce:
1.1. Legalność − Spółka dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
1.2. Bezpieczeństwo − Spółka zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
1.3. Prawa Jednostki − Spółka umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
1.4. Rozliczalność − Spółka dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
2. Zasady ochrony danych
Spółka przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
a. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
b. rzetelnie i uczciwie (rzetelność); 
c. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
d. w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
e. nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
f. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
g. nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
h. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
3. System ochrony danych 
System ochrony danych osobowych w Spółce składa się z następujących elementów:
3.1. Inwentaryzacja danych. 
Spółka dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Spółce, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
a. przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe);
b. przypadków przetwarzania danych osób, których Spółka nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane),
c. przypadków przetwarzania danych dzieci,
d. profilowania,
e. współadministrowania danymi.
3.2. Rejestr. 
Spółka opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Spółce. Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Spółce.
3.3. Podstawy prawne. Spółka zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym: 
a. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
b. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Spółki przetwarzają dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółek.
3.4. Obsługa praw jednostki. 
Spółka spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewniają obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
a. Obowiązki informacyjne. Spółka przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
b. Możliwość wykonania żądań. Spółka weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
c. Obsługa żądań. Spółka zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.
d. Zawiadamianie o naruszeniach. Spółka stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych. 
3.5. Minimalizacja. Spółka posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją, a w tym:
a. zasady zarządzania adekwatnością danych;
b. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
c. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności; 
3.6. Bezpieczeństwo. Spółka zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
a. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
c. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
e. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządzają incydentami. 
3.7. Przetwarzający. Spółka posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
3.8. Eksport danych. Spółka posiada zasady weryfikacji, czy Spółka nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
3.9. Spółka zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Spółce uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu. 
3.10. Przetwarzanie transgraniczne. Spółka posiada zasady weryfikacji, kiedy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego.
4. Inwentaryzacja
4.1. Dane wrażliwe
Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie. 
4.2. Dane niezidentyfikowane
Spółka identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
4.3. Profilowanie
Spółka identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. Spółka postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie. 
4.4. Współadministrowanie
Spółka identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.
5. Rejestr czynności przetwarzania danych
5.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności. 
5.2. Spółka prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
5.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Spółce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych. 
5.4. W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Spółka uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Spółka odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych. 
5.5. Rejestr, o którym mowa powyżej jest prowadzony w formie tabeli prowadzonej elektronicznie w pliku Excel.
6. Podstawy przetwarzania
6.1. Spółka dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania. 
6.2. Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Spółki) Spółka dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
6.3. Spółka wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.). 
6.4. Kierownicy komórek organizacyjnych w Spółce mają obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Spółki, kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Spółki. 
7. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
7.1. Spółka dbają o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
7.2. Spółka ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Spółki informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Spółce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Spółką w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
7.3. Spółka dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób, których dane dotyczą.
7.4. Spółka wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
7.5. W celu realizacji praw jednostki Spółka zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany, 
7.6. Spółka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób, których dane dotyczą.
8. Obowiązki informacyjne
8.1. Spółka określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
8.2. Spółka informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
8.3. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
8.4. Spółka informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
8.5. Spółka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
8.6. Spółka informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
8.7. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
8.8. Spółka informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
8.9. Spółka informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
8.10. Spółka bez zbędnej zwłoki zawiadamiają osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
9. Żądania osób
9.1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Spółka wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Spółka może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
9.2. Nieprzetwarzanie. Spółka informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
9.3. Odmowa. Spółka informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
9.4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Spółki informują osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Spółka nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
9.5. Kopie danych. Na żądanie Spółka wyda osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Spółka wprowadzają i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
9.6. Sprostowanie danych. Spółka dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Spółka mają prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
9.7. Uzupełnienie danych. Spółka uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Spółka ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Spółka nie musi przetwarzać danych, które są Spółce zbędne). Spółka może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne. 
9.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Spółka usuwa dane, gdy:
a. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
b. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
c. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
d. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
e. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
f. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).
Spółka określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę, Spółka podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Spółka informują osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
9.9. Ograniczenie przetwarzania. Spółka dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
b. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c. Spółka nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Spółka przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Spółka informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Spółka informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
9.10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Spółka wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki.
9.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Spółka w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w interesie publicznym, Spółki uwzględnią sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółka ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
9.12. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli Spółka prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Spółka uwzględnia taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
9.13. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Spółkę na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Spółka uwzględnia sprzeciw i zaprzestaną takiego przetwarzania.
9.14. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Spółka przetwarzają dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Spółka zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Spółki, chyba że taka automatyczna decyzja (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Spółką; lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.
10. Minimalizacja 
Spółka dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), dostępu do danych, czasu przechowywania danych. 
10.1. Minimalizacja zakresu 
Spółka zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. Spółka przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą. Spółka stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe). Spółka stosuje kontrolę dostępu fizycznego. 
Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. 
Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji w Spółce.
10.2. Minimalizacja czasu
Spółka wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Spółce, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. 
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów produkcyjnych Spółki, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
11. Bezpieczeństwo 
Spółka zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw 
i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Spółkę. 
11.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Spółka przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
11.1.1. Spółka zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
11.1.2. Spółka kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
11.1.3. Spółka przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Spółka analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
11.1.4. Spółka ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Spółki ustalają przydatność i stosuje takie środki i podejście jak: 
a. pseudonimizacja,
b. szyfrowanie danych osobowych,
c. inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
d. środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
11.2. Oceny skutków dla ochrony danych 
Spółka dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw  i wolności osób jest wysokie.
Spółka stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Spółce.
11.3. Środki bezpieczeństwa
Spółka stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.
Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Spółce i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Spółkę dla tych obszarów. 
11.4. Zgłaszanie naruszeń
Spółka stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
12. Przetwarzający
Spółka posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Spółki opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Spółkach.
Spółka przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.
13. Eksport danych
Spółka jest przygotowana do rejestracji w Rejestrze przypadki eksportu danych, czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG w 2017 r. = Unia Europejska, Islandia, Lichtenstein i Norwegia).
Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Spółka okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.
14. Projektowanie prywatności
Spółka zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania. 
W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Spółkę odwołuje się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.
15. Postanowienia końcowe
Niniejsza Polityka wchodzi z życiem w 14 dni od ogłoszenia w przyjętej formie tj. z dniem 12 kwietnia 2022 r.